JOINT NOTICE OF PRIVACY PRACTICES
This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY
Nevada County Public Health
Virtual Dental Home Program
Organized Health Care Arrangement
WHO FOLLOWS THIS NOTICE
This Joint Notice of Privacy Practices (“Notice”) applies to the Nevada County Public Health Oral Health Program, California Northstate University and Registered Dental Hygienist’s in Alternative Practice (RDHAP’s) who provide services through the Nevada County Public Health Virtual Dental Home Program.
We have formed an Organized Health Care Arrangement (“OHCA”) to enable us to better address your health care needs by simplifying the ways we protect and use your health information. The OHCA allows us to provide you with this single Notice and to efficiently share your health information among ourselves for purposes of treatment, payment, and health care operations. However, each member of the OHCA retains its own legal identity. By participating in the OHCA, no member is providing health care services for or on behalf of another member of the OHCA.
YOUR PRIVACY RIGHTS
· You have the right to ask us not to use or share your information in the ways listed in this notice. We are not required to agree to your request. We may say “no” if it would affect your care. We will agree to your request if you ask us to not share information with your health plan about a service you paid for in full, out of pocket.
· You have the right to request to receive confidential communication in alternate methods (i.e. home, office, or mobile phone, email, etc.) or to send mail to a different address. We will accommodate all reasonable requests.
· You have the right to view or get a copy of your medical record on file with us, including lab tests performed by us. We may not be able to provide your entire record, but we will provide the information we are able to. You may be asked to pay the cost of copies and postage related to this request.
· You have the right to ask to change a piece of information in your record which you believe to be incorrect. If we created the error, we will amend it. If we obtained the information from another source, we will tell you who we received it from and you can ask them to change it. If it is not an error, we will let you know.
· You have the right to ask who we have shared your information with. We keep a list in each client file of who we shared your information with.
· You have a right to choose someone to act for you, such as your medical power of attorney, or your legal guardian.
· You have the right to be notified by us if your information is accessed or used in an impermissible way. We will notify you in writing.
PRIVACY AND YOU
Your health information is personal and private. We are required by law to maintain the privacy of protected health information and to provide individuals with this notice of our legal duties and privacy practices as related to protected health information. This applies to the information you provide to us, as well as the information we get from your other doctors, therapists, clinics, labs, and your insurance provider.
We must obey the rules in this Notice. We have the right to change our privacy practices. If we do make changes, the revised Notice will be available at all our health offices and the new Notice will apply to all the health information we have at that time.
When Written Permission Is Needed
We must have written permission from you or your personal representative before sharing information in a way not described in this notice. If you give us written permission to use or share your information for other reasons, you may take back your written permission at any time.
For example, you may be asked to provide written permission to allow us to share information with other programs or entities which could help to improve your overall health situation such as education and support programs, nutrition counseling, and peer or child advocates. We also participate in Multi-disciplinary Treatment Teams and collaborative inter-agency case management teams with other county departments and community-based organizations in order to coordinate health care programs. We will only share your protected health information with your permission in these situations.
You have the right to receive a paper copy of this Notice at the location where you receive services from us.
We cannot request you waive any of your rights described in this Notice as a condition of receiving treatment and cannot retaliate against you for filing a complaint.
HOW WE MAY USE AND SHARE INFORMATION
We must obey laws on how we use and share your information. Any information shared must be for a reason related to your care or allowed by law. Such reasons include:
To treat your medical condition/s we may use or share your information with other health care providers involved in your treatment.
To bill for your medical care, we may share information with your insurance provider or the person paying for the services you receive.
To administer our programs, we may use your information for assessment, training, quality improvement, or other managerial purposes.
OTHER WAYS WE MAY SHARE YOUR INFORMATION
We may share limited medical information about you for research purposes.
We report statistical information to the State of California and our local Public Health Authority (the Nevada County Department of Public Health).
We may share information to help with public health and safety issues, such as preventing disease, recalling products, reporting adverse reactions to medications, reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence, and preventing or reducing a serious threat to anyone’s health or safety. We may share your information with the Department of Health Care Services in order to check your eligibility and help you enroll in Medi-Cal, California Children’s Services, or Children’s Presumptive Eligibility (CPE).
We may share limited information with other County Departments who assist us in billing, collections, legal services, management, administration, and compliance.
We may share information about you if state or federal laws require it, including with the Department of Health and Human Services if it wants to see that we are meeting federal privacy laws.
We may share your information as required by law, in response to a court order or subpoena from a court, investigator, or lawyer.
You have the right to privacy regarding reproductive healthcare, meaning your health information cannot be used or shared to investigate or penalize you for legally seeking, or receiving such care.
We may use or share your information for law enforcement purposes or with law enforcement officials, to address worker’s compensation claims, with health oversight agencies for activities authorized by law, or for special government functions such as military, national security, and presidential protective services.
We may share information with a coroner, medical examiner, or funeral director when an individual dies.
We may share information with organ procurement organizations.
We may contact you as a reminder of an appointment or tell you about additional services which may help you.
Some California laws limit the sharing of information. For example, special laws protect information about HIV/AIDS status, mental health treatment, developmental disabilities, and drug and alcohol abuse. We will obey these laws.
HOW WE MAY USE AND SHARE INFORMATION ABOUT SUBSTANCE USE DISORDERS
Substance Use Disorder Records receive special protections under federal regulations: 42 Code of Federal Regulations (CFR) Part 2. A violation of these laws is a crime. Generally, we will only share this information with your written consent. At times, we may be allowed or required by law to share this information without your consent. These times include:
You can choose to give one consent for all future uses of your health records for treatment, payment, and operations. If you sign the single consent your records may be redisclosed in accordance with HIPAA regulations.
Deidentified information may be provided to the State of California and our local Public Health Authority (the Nevada County Department of Public Health).
To treat you in a medical emergency in which you are unable to consent to us sharing the information.
The disclosure is allowable by court order
If you commit a crime in the place where you receive services or against personnel, we may share that you receive services here with law enforcement.
If we have reasonable suspicion of child abuse, we are required to make a report.
The disclosure is for the purpose of conducting scientific research.
The disclosure is made for certain audit and/or evaluation purposes.
Your records and testimony cannot be used against you in legal proceedings without your consent or a court order.
HOW TO CONTACT US TO USE YOUR RIGHTS
If you want to use any of the privacy rights explained in this notice, please contact the program you are enrolled in and request a “Universal HIPAA Client Rights Form.”
How to Complain
If you believe that your privacy rights have been violated and wish to complain, or get more information about privacy policies you may contact:
Nevada County Privacy Officer
950 Maidu Ave
Nevada City, CA 95959
(530) 265-1632 or 1-855-652-4205
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Or you may complain to the Secretary of the U.S. Department of Health and Human Services by writing or calling the Office for Civil Rights, 200 Independence Avenue, S.W. Room 509F HHH Bldg.
Washington, D.C. phone: (800) 368-1019, or (800) 537-7697 TTY/TDD; fax: (415) 437-8329, or Email to OCRComplaint@hhs.gov
We will not retaliate against you for filing a complaint.
This Notice is also available on the departments’ websites at:
effective Oct 1,2025
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AVISO COLECTIVO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD
Este aviso describe LA MANERA EN QUE se puede usar y divulgar su información médica y cómo usted puede acceder a dicha información. LÉALO CUIDADOSAMENTE
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Departamento de Salud Pública del Condado de Nevada
Programa dental virtual para el hogar
Acuerdo organizado de atención
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QUIÉN SIGUE ESTE AVISO
Este Aviso Colectivo de Prácticas de Privacidad (“Aviso”) se aplica al Programa de Salud Oral del Condado de Nevada, la Universidad Northstate de California y los Higienistas Dentales Registrados en Práctica Alternativa (RDHAP) que brindan servicios a través del Programa dental virtual para el hogar del Departamento de Salud Pública del Condado de Nevada.
Hemos formado un Acuerdo organizado de Atención Médica (“OHCA”) a fin de poder abordar mejor sus necesidades de atención médica, simplificando las formas en que protegemos y usamos su información médica. El OHCA nos permite proporcionarle este único Aviso y compartir eficientemente su información de salud entre nosotros para propósitos de tratamiento, pago y operaciones de atención médica. Sin embargo, cada miembro del OHCA conserva su propia identidad legal. Al participar en el OHCA, ningún miembro proporciona servicios de atención médica para otro miembro del OHCA o a nombre de otro miembro.
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Sus derechos de privacidad
· Usted tiene derecho a pedirnos que no usemos ni compartamos su información de las maneras enumeradas en este aviso. No estamos obligados a aceptar su solicitud. Podemos decir “no” si afectara su atención. Aceptaremos su solicitud si nos pide que no compartamos información con su plan de salud sobre un servicio que pagó en su totalidad, de su bolsillo.
· Tiene derecho a solicitar recibir comunicados confidenciales en métodos alternativos (por ej., teléfono particular, laboral o celular, correo electrónico, etc.) o enviar el correo a una dirección diferente. Nos adaptaremos a todas las solicitudes razonables.
· Tiene derecho a ver u obtener una copia de su expediente médico que tenemos en nuestros registros, incluyendo pruebas de laboratorio que hemos realizado. Es posible que no podamos proporcionarle su expediente completo, pero le proporcionaremos la información que podamos obtener. Es posible que se le pida que pague el costo de las copias y franqueo relacionados con esta solicitud.
· Tiene derecho a pedir que se cambie la información de su expediente que crea que no es correcta. Si hemos cometido el error, lo modificaremos. Si hemos obtenido la información de otra fuente, le diremos de quién la hemos recibido y puede solicitarles que la cambien. Si no es un error, se lo haremos saber.
· Tiene derecho a preguntar con quién hemos compartido su información. Mantenemos una lista en cada archivo de cliente de las personas con quienes compartimos su información.
· Tiene derecho a elegir a alguien que actúe en su nombre, como para su poder notarial médico, o que sea su tutor legal.
· Tiene derecho a que le notifiquemos si se accede o usa su información de una manera no permisible. Le notificaremos por escrito.
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LA PRIVACIDAD Y USTED
Su información médica es personal y privada. La ley nos obliga a mantener la privacidad de la información médica protegida y les proporcionemos a las personas este aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad en relación con la información médica protegida. Esto se aplica a la información que usted nos proporciona, así como a la información que obtenemos de sus otros médicos, terapeutas, clínicas, laboratorios y su proveedor de seguros.
Tenemos la obligación de obedecer las reglas en este Aviso. Tenemos derecho a cambiar nuestras prácticas de privacidad. Si hacemos cambios, el Aviso actualizado estará disponible en todas nuestras oficinas de salud y el Aviso nuevo se aplicará a toda la información médica que tengamos en ese momento.
CUÁNDO SE NECESITA UN PERMISO POR ESCRITO
Debemos obtener su permiso por escrito o el de su representante personal antes de compartir información de una manera que no sea la descrita en este aviso. Si nos da permiso por escrito para usar o compartir su información por otras razones, puede retirar su permiso por escrito en cualquier momento.
Por ejemplo, se le puede pedir permiso por escrito para permitirnos compartir información con otros programas o entidades que podrían ayudar a mejorar su situación de salud general, como programas de educación y apoyo, asesoría sobre nutrición y representantes de pares o niños. También participamos en equipos multidisciplinarios de tratamiento y equipos de coordinación de servicios interinstitucionales colaborativos con otros departamentos del condado y organizaciones comunitarias para coordinar programas de atención médica. Solo compartiremos su información médica protegida con su permiso en estas situaciones.
Usted tiene derecho de recibir una copia impresa de este Aviso en el lugar donde se le brindan nuestros servicios.
NO PODEMOS SOLICITARLE QUE RENUNCIE A NINGUNO DE SUS DERECHOS DESCRITOS EN ESTE AVISO COMO CONDICIÓN PARA RECIBIR TRATAMIENTO Y TAMPCO PODEMOS TOMAR REPRESALIAS CONTRA USTED POR PRESENTAR UNA QUEJA.
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CÓMO PODEMOS USAR Y COMPARTIR LA INFORMACIÓN
Debemos obedecer las leyes sobre cómo usamos y compartimos su información. Cualquier información que se comparta debe ser por una razón relacionada con su cuidado o permitida por la ley. Tales razones incluyen:
Para tratar sus afecciones médicas podemos usar o compartir su información con otros proveedores de atención médica involucrados en su tratamiento.
Para facturar por su atención médica, podemos compartir información con su proveedor de seguros o la persona que paga por los servicios que recibe.
Para administrar nuestros programas, podemos usar su información para examinar, capacitar, mejorar de calidad u otros propósitos gerenciales.
OTRAS FORMAS EN QUE PODEMOS COMPARTIR SU INFORMACIÓN
Podemos compartir información médica limitada sobre usted con fines de investigación.
Reportamos información estadística al Estado de California y a nuestra autoridad de salud pública local (el Departamento de Salud Pública del Condado de Nevada).
Podemos compartir información para ayudar con problemas de salud pública y seguridad, como prevenir enfermedades, retirar productos, informar reacciones adversas a medicamentos, informar sospechas de abuso, negligencia o violencia doméstica, y prevenir o reducir una amenaza grave a la salud o seguridad de cualquier persona. Podemos compartir su información con el Departamento de Servicios de Atención Médica para verificar su elegibilidad y ayudarlo a inscribirse en Medi-Cal, Servicios para Niños de California o Elegibilidad Presunta de Niños [CPE]).
Es posible que compartamos información limitada con otros departamentos del condado que nos ayudan con la facturación, cobros, servicios legales, administración y cumplimiento de normas.
Es posible que compartamos información sobre usted si las leyes estatales o federales lo requieren, incluso con el Departamento de Salud y Servicios Humanos si desea ver que estamos cumpliendo con las leyes federales de privacidad.
Es posible que compartamos su información según lo exija la ley, en respuesta a una orden judicial o citación de un tribunal, investigador o abogado.
Usted tiene derecho a la privacidad con respecto a la atención médica reproductiva, lo que significa que su información médica no puede ser utilizada o compartida para investigar o penalizar por buscar legalmente o recibir dicha atención.
Es posible que utilicemos o compartamos su información para fines de aplicación de la ley o con un funcionario de aplicación de la ley, para abordar las quejas de compensación de trabajadores, con agencias de supervisión de salud para actividades autorizadas por la ley, o para funciones gubernamentales especiales, tales como servicios militares, de seguridad nacional y servicios de protección presidencial.
Es posible que compartamos información con un pesquisidor, médico forense o director de funerarias cuando una persona muere.
Es posible que compartamos información con organizaciones para la procuración de órganos.
Es posible que nos comuniquemos con usted para recordarle sobre una cita o informarle sobre servicios adicionales que pueden ayudarle.
Algunas leyes de California limitan el intercambio de información. Por ejemplo, las leyes especiales protegen la información sobre el estado del VIH/SIDA, el tratamiento de salud mental, las discapacidades del desarrollo y el abuso de drogas y alcohol. Obedeceremos estas leyes.
CÓMO PODEMOS USAR Y COMPARTIR INFORMACIÓN SOBRE LOS TRASTORNOS POR USO DE DROGAS
Los expedientes de trastornos por uso de drogas reciben protecciones especiales conforme a los reglamentos federales: 42 Código de Reglamentos Federales (CFR) Parte 2. Una infracción de estas leyes es un crimen. En general, solo compartiremos esta información con su consentimiento por escrito. En ocasiones, es posible que se nos permita o requiera por ley compartir esta información sin su consentimiento. Estas ocasiones incluyen:
Puede optar por dar un consentimiento para todos los usos futuros de sus expedientes médicos para tratamiento, pago y operaciones. Si firma el consentimiento único, sus expedientes pueden volver a ser divulgados de acuerdo con los reglamentos de la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico [HIPAA].
Se le puede proporcionar información identificatoria alterada al Estado de California y a nuestra autoridad de salud pública local (el Departamento de Salud Pública del Condado de Nevada). Para tratarlo en una emergencia médica en la que no puede dar su consentimiento para que compartamos la información.
La divulgación es admisible orden judicial.
Si comete un delito en el lugar donde recibe servicios o contra el personal, podemos divulgar a la policía que usted recibe servicios aquí.
Si tenemos sospechas razonables de abuso infantil, tenemos la obligación de redactar un informe.
La divulgación de información es a fin de realizar investigaciones científicas.
La divulgación se hace para ciertos fines de auditoría o evaluación.
Sus expedientes y testimonios no pueden ser utilizados en su contra en procedimientos legales sin su consentimiento o una orden judicial.
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CÓMO CONTACTARNOS PARA UTILIZAR SUS DERECHOS
Si desea utilizar cualquiera de los derechos de privacidad explicados en este aviso, comuníquese con el programa en el que está inscrito y solicite un “Formulario Universal de Derechos del Cliente de la HIPAA”.
CÓMO REALIZAR LA SOLICITUD
Si cree que se han infringido sus derechos de privacidad y desea quejarse, u obtener más información sobre las políticas de privacidad, puede ponerse en contacto con el funcionario de privacidad del Condado de Nevada:
Nevada County Privacy Officer
950 Maidu Ave
Nevada City, CA 95959
(530) 265-1632 o 1-855-652-4205
O puede presentar una queja al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos escribiendo o llamando a la Oficina de Derechos Civiles:
Office of Civil Rights
200 Independence Avenue
S. W. Room 509F
HHH Bldg.
Washington, D.C.
Teléfonos: (800) 368-1019, o (800) 537-7697 TTY/TDD; fax: (415) 437-8329, correo electrónico: OCRComplaint@hhs.gov
No tomaremos represalias en su contra por presentar una queja.
Este Aviso también está disponible en los sitios web de los departamentos en:
Fecha de entrada en vigencia: 1 de octubre de 2025
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